Dosarele cabinetului, urmărite o dată pentru toți.

Trei roluri, spuse clar.

Fiecare om din grup are un rol, pe care proprietarul îl schimbă oricând:

• proprietarul invită, schimbă roluri, scoate oameni, redenumește sau șterge grupul; un grup poate avea mai mulți proprietari;
• membrul adaugă dosare, alege responsabili și scrie notele grupului, iar dosarele adăugate de el le poate scoate;
• cititorul vede tot și nu schimbă nimic; vede numele colegilor, fără adresele lor.

Pe email sau cu un link, cu aprobare.

O invitație pe email merge doar la adresa scrisă, se acceptă doar cu ea și ține 14 zile. Un link de alăturare îl dai cui vrei: ține 24 de ore, 7 sau 30 de zile și primește câte cereri alegi; pe web îl arăți și ca cod QR, pentru colegul de alături.

• Prin link nu intră nimeni singur: fiecare cerere așteaptă un „Aprobă” de la cine decide în grup.
• Până e primit, cel care a cerut vede doar numele grupului și numele celui care a făcut linkul.
• Nici invitația, nici linkul nu spun dacă o adresă are cont.

Cine a adăugat ce și cine merge la termen.

Fiecare dosar din grup spune cine l-⁠a adăugat și când, și poate avea un responsabil, la care merg mementourile termenelor. Fila Activitate ține istoria grupului: dosare adăugate și scoase, oameni intrați și ieșiți, roluri, responsabili și note. Niciodată numele unei părți.

• Pe Astăzi, fiecare își vede întâi termenele lui; ale colegilor stau dedesubt, la „În cabinet azi”, după responsabil.
• Eticheta și nota grupului le văd toți membrii; nota și eticheta ta rămân doar ale tale.

Fiecare își alege ce aude.

Din Notificările mele, fiecare membru alege, doar pentru el și doar pentru acel grup: toate schimbările, cele importante (soluții, termene noi, căi de atac), doar ale lui (unde e responsabil sau le-⁠a adăugat) sau niciuna. Un dosar anume îl poate face silențios pentru sine.

• Fila Noutăți a grupului păstrează toate schimbările, oricum ți-⁠ai setat notificările.
• Multe schimbări deodată vin ca notificări pentru primele trei dosare, apoi ca un singur rezumat.
• Numele grupului nu apare în notificări sau în emailuri.

Părți, obiecte și complete, pentru tot grupul.

Grupul poate urmări și o parte (o persoană sau o firmă), un obiect sau un complet. Un dosar nou găsit ajunge la fiecare membru după notificările lui, dar nu intră singur în lista grupului: îl adaugă un proprietar sau un membru, dintr-⁠o atingere.

Pentru o parte, cel care o adaugă confirmă scopul, în numele cabinetului.

Plecarea, fără resturi.

Cine părăsește grupul poate păstra ca urmăriri personale dosarele de care răspunde, cât îi încap în cont; restul ies din lista lui. Cine e scos din grup pierde accesul și primește un email. Ultimul proprietar predă grupul înainte să plece.